Loyale uitzendkrachten? De planner heeft goud in handen

De alsmaar groeiende vraag naar uitzendkrachten duwt het verloop bij uitzendbureaus omhoog. Die ontwikkeling levert veel werk en kosten op voor werving, selectie en planning. En ja, soms is het gras groener bij de buren. Maar in veel gevallen kun je met kleine aanpassingen je relatie met je uitzendkracht flink verbeteren. Ontdek hoe jij als planner zorgt voor uitzendkrachten die blijven plakken.

Na een flinke dip in coronajaar 2020 (-14%), klimt de branche dit jaar snel omhoog. ING verwacht dat de flexbranche in 2021 met 10% groeit. In de eerste vijf maanden van het jaar zag de bank het aantal uitzenduren al met 21% stijgen ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Dit zien we ook terug bij de klanten waar we dagelijks over de vloer komen. Die stijging leidt tot een hoger verloop, wat een hoop extra werk met zich meebrengt voor werving, selectie en planning.

Tijd die je ook anders kunt gebruiken, als je meer inzet op het binden van uitzendkrachten aan je organisatie. Planners spelen hierin een belangrijke rol. Je bent namelijk een belangrijke spil in de relatie tussen uitzendbureau en uitzendkracht. Wat kun je als planner doen om een betere relatie met de uitzendkracht op te bouwen en het verloop te verlagen?

Planner als matchmaker

Je samenwerking begint bij de juiste match. Voor de werkgever, maar ook voor de uitzendkracht. Houd hierbij dus ook rekening met de kenmerken en wensen van de uitzendkracht. Consistentie is hierin belangrijk, dat geeft rust. Laat hem zo veel mogelijk werken voor dezelfde baas. Zorg voor een fijne woonplek die past bij zijn voorkeuren. Bijvoorbeeld door hem samen te laten wonen met mensen die uit hetzelfde land komen en zo min mogelijk te laten verhuizen. En optimaliseer ook het woon-werkverkeer. Niemand is graag elke dag twee uur onderweg naar werk. Goede communicatie, goede relatie. Goede communicatie laat alles soepeler verlopen. Help je medewerker door duidelijkheid te bieden. Arbeidsmigranten zijn in een land waar ze regels en taal niet kennen. Maar ook als je eigen processen niet helemaal strak zijn, kan een medewerker verloren raken in het ontbreken van logica.

Gelukkig kun je dit eenvoudig oplossen. Maak duidelijke afspraken. Zorg dat iemand weet wat er wanneer van hem verwacht wordt. En dat je die informatie eenvoudig en snel communiceert op een manier die voor hem werkt. Denk bijvoorbeeld aan een app waarin iemand precies kan zien wanneer hij waar werkt, hoe laat hij wordt opgehaald en waarmee hij eventueel ook nog onkosten of declaraties kan indienen.

Ook communicatie in de moedertaal van je uitzendkracht voorkomt een hoop ruis. De berichten die standaard hetzelfde zijn, zoals de werkplanning of het vragen om een handtekening, hoef je maar één keer te vertalen en kun je blijven hergebruiken. Op die manier maak je het je medewerker makkelijker en weet je zeker dat je boodschap goed overkomt. Van zulke goede communicatie kan de band met je uitzendkracht alleen maar beter worden.

Processen digitaliseren

Die afspraken en randvoorwaarden moet je vervolgens goed vastleggen. Het is handig als alle informatie bij elkaar staat, zowel voor je organisatie als voor je flexkracht. Maak alle documentatie eenvoudig inzichtelijk, van veiligheidsinstructies tot contracten en loonstroken. Maar ook de registratie van het lenen van gereedschap of persoonlijke beschermingsmiddelen. Deze informatie breng je samen in een digitaal dossier waarin je eenvoudig alle informatie in terugvindt. Geen gedoe meer met papieren administratie of verschillende versies van documenten dus.

Wil je hierin nog een stap verder gaan? Denk dan eens aan digitaal ondertekenen. Hiermee tekent je uitzendkracht documenten via een beveiligde omgeving in een app. De handtekening wordt digitaal vastgelegd in jouw systeem. Dit bespaart een hoop tijd en papieren administratie. Denk maar eens aan de documenten die je anders moet printen, laten ondertekenen en weer moet inscannen. En dan heb ik het nog niet over de reistijd die je uitzendkracht bespaart als hij niet voor elk contract op en neer naar jullie kantoor hoeft te reizen!

Voldoe aan de verwachting van uitzendkrachten

Last, but not least: houd de verwachtingen van je uitzendkracht in het oog. Een arbeidsmigrant komt naar Nederland om in korte tijd veel geld te verdienen. Als jij hem steevast voor 24 uur inplant terwijl hij bij een concurrent 40 uur per week kan werken, is het niet gek dat hij overstapt. Doe je best om te voldoen aan verwachtingen over werk, service en huisvesting. Dat krijg je gegarandeerd terugbetaald in vertrouwen en loyaliteit.

Betere relatie = minder verloop uitzendkrachten

Eigenlijk hebben alle tips in dit artikel één ding gemeen: ze zijn gericht op het verbeteren van de relatie met je uitzendkracht. Tevreden werknemers zullen je organisatie minder snel verlaten. Dus als je de relatie met je uitzendkrachten verbetert, verklein je het verloop. En hoef jij minder te investeren in het steeds opnieuw werven en selecteren van nieuwe werknemers. Daarnaast geloven wij dat tevreden mensen ook beter werk leveren. Een goede relatie creëert dus een mooie win-winsituatie!

Meer weten over hoe uitzendbureaus efficiënter kunnen werken? Kijk op www.plan4flex.nl.