Door de bomen het bos van certificering niet zien: Het belang van verplichte uitzendbureau certificeringen

De minister van SZW heeft onlangs een wetsvoorstel naar de Tweede Kamer gestuurd. Dit wetsvoorstel heeft als doel een eerlijker speelveld te creëren voor ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Dit betreft het wetsvoorstel verplichte toelating uitzend- en detacheringsbureaus. Maar hoe zit het nu met deze verplichte toelating en overige verplichte uitzendbureau certificeringen in de flexbranche? We zetten het op een rij.

In de uitzendbranche zijn diverse certificeringen. Geen enkele certificering is op dit moment verplicht, maar diverse certificaten wil je graag hebben als uitzendbureau. De minister wil dat ieder bedrijf waar personeel op de loonlijst staat dat bemiddeld is, vanaf 2026, dit alleen nog kan doen als het bedrijf is toegelaten door de overheid tot het stelsel. Het uitgangspunt voor dit nieuwe stelsel is een nieuw normenkader. Dit normenkader omvat de eisen van het SNA-keurmerk met aanvullende eisen. Omdat dit nog een wetsvoorstel is, zoomen we nu in op de huidige situatie. In de huidige situatie zijn de volgende certificeringen en de daarbij behorende audits veelvoorkomend.

NEN 4400-1 (SNA)

Het dragen van een SNA (Stichting Normering Arbeid) keurmerk laat zien dat je je zaken op orde hebt. Je uitzendbureau moet hiervoor voldoen aan de gestelde normen van de NEN 4400-1. Uitgangspunten van deze norm zijn (onder andere) de juiste aangifte en afdracht loonbelasting, omzetbelasting en sociale verzekeringspremies, correct uitvoeren van identiteitscontrole en juiste loonbetalingen conform Wet minimumloon. Dit is een certificering die in algemene zin de financiële en arbeid juridische kant van de bedrijfsvoering controleert en is voor ieder bureau, ongeacht de branche waarin je bemiddeld.

ISO 9001

Het doel van de ISO certificering is: de processen binnen je uitzendbureau dusdanig inrichten dat je deze kan monitoren om de kwaliteit hierin te waarborgen. Het monitoren moet niet alleen de kwaliteit waarborgen maar ook kansen en bedreigingen kunnen signaleren. Het ISO certificaat staat voor professionaliteit en biedt tevens commerciële waarde. Ook dit is een algemene certificering.

VCU

Het VCU certificaat (Veiligheid Checklist Uitzendorganisaties) geeft aan dat je uitzendbureau er alles aan doet om de veiligheid van de uitzendkrachten te waarborgen. Vanuit de beheersystemen moet blijken hoe er omgegaan wordt met veiligheid en gezondheid en het voorkomen arbeidsongevallen. Dit certificaat is vooral wenselijk als je bemiddeld in personeel in beroepen waar enige vorm van gevaar heerst door de omstandigheden of de werkzaamheden. Denk aan sectoren als de techniek, industrie of de bouw.

SNF

Het SNF keurmerk ziet toe op de huisvesting van arbeidsmigranten. Als je uitzendbureau het SNF keurmerk wil dragen moet je voldoen aan de gestelde normen set omtrent de huisvesting waarin je jouw uitzendkrachten plaatst. Onderdelen van deze norm zijn onder andere veiligheid, hygiëne, toezicht en privacy. Dit certificaat wil je halen als je bemiddeld in buitenlandse arbeidskrachten.

PayOK

Het PayOK keurmerk beperkt risico’s voor de ketenaansprakelijkheid voor het loon. Het PayOK keurmerk gaat in feite verder daar waar NEN 4400-1 (SNA) stopt. Waar NEN 4400-1 met name controleert op de procedure ligt de nadruk bij PayOK op het toepassen van het juiste loon. Een ondernemer laat met het PayOK keurmerk zien dat zij de verantwoordelijkheid neemt richting haar werknemers.

KIWA

Ondernemers in het beroepsgoederenvervoer kunnen bij uitzendbureaus terecht die opgenomen zijn in het Kiwa Register. Uitzendbureaus die zijn aangewezen door de minister van Infrastructuur en Waterstaat worden opgenomen in dit register. Een chauffeur heeft een ‘verklaring ter beschikkingstelling’ nodig, deze zal verstrekt worden door het uitzendbureau.

SNCU controle

Het voeren van al deze keurmerken sluit niet uit dat je uitzendbureau wordt onderworpen aan een onderzoek van de SNCU. Het is hierbij een misvatting om te denken dat deze keurmerken, welke uw uitzendbureau al voert, enige invloed hebben op het onderzoek vanuit de SNCU. De SNCU start een onderzoek als er aanleiding toe is. Deze aanleiding komt voort uit een melding omtrent het niet correct uitvoeren van de Cao voor Uitzendkrachten. Aangezien de SNCU dieper inzoomt op de naleving van de arbeidsvoorwaarden wordt er in meer dan 90% van de controles afwijkingen gevonden. De schadelast die dit met zich meebrengt is groot, de afwijkingen herstellen tijdrovend en complex.

Als je vanuit de SNCU een aankondiging hebt voor een controle dan heeft dit impact op je uitzendbureau. De opgevraagde informatie verzamelen alleen al vergt veel tijd en capaciteit. De complexe en diepgaande controle en de eventuele schadelast die hierop volgt levert veelal stress op.

De bomen en het bos

Allemaal certificeringen en je kunt door de bomen het bos misschien niet meer zien. Flexadvies van Flexsupport kan je ondersteunen bij zowel een SNCU controle als het behalen van de bovengenoemde certificeringen. We bieden praktische hulp met het verzamelen van de informatie en het opstellen van de dossiers. Daarnaast wil Flexadvies met u de focus leggen op mogelijke herstelwerkzaamheden die uit de audit voorafgaand aan de certificering komen en de huidige processen bijschaven om fouten in de toekomst te voorkomen. Meer informatie over Flexadvies vind je op onze website. Tijdens audits en controles heb je het vizier op het verleden, vaak in negatieve zin. Dat vizier moet naar de toekomst. Die slag weten te maken met uw uitzendonderneming is waar wij naar streven.